Veel gestelde vragen
op een rijtje

Wij richten ons met name op de ontvangst en afhandeling tijdens een evenement. Mogelijk beheer je de aanmelding of ticketing zelf, of maak je gebruik van een online platform. Zodra de inschrijving of ticketing is afgesloten, gaan wij aan de slag. De meeste online platformen bieden de mogelijkheid om een export van de deelnemersgegevens te maken. Deze gegevens vormen de basis van iBezoeker.

In hoofdlijnen doorlopen we binnen iBezoeker de volgende stappen:

1. Definiëren van het evenement

2. Vastleggen van de evenementdagen

3. Definiëren van één of meerdere typen toegang (bijv. bezoeker, leverancier, VIP)

4. Koppelen van type toegang aan de betreffende evenementdag(en)

5. Importeren van jouw exportlijst en koppelen aan het evenement en type toegang

6. Ontwerpen van badges of polsbandjes

7. Koppelen van het ontwerp aan een type toegang (verschillende toegangstypen kunnen een eigen ontwerp hebben)

8. Testen van het scannen op basis van jouw e-ticket

9. Testen van het printen

We maken onderscheid in het type printer dat je gebruikt:

• Thermische printers: printen is volledig gratis en inbegrepen in de huurprijs,- excl. badges.

• Inkjetprinters (voor kleur badges/labels): naast de huur van de printer betaal je een vergoeding op basis van het daadwerkelijke verbruik,- excl. badges

Beschik je zelf al over badges? Dat is geen enkel probleem. Onze software is niet gebonden aan een specifiek type badge, label of polsbandje en je bent niet verplicht om deze bij ons af te nemen.

Met onze badge-ontwerpsoftware pas je eenvoudig de lengte en breedte aan, maak je je ontwerp en ben je direct klaar om te printen.

Je bent niet verplicht om badges of polsbandjes te printen. Wil je alleen een check-in en/of check-out zonder te printen? Dat kan uiteraard ook. Met één simpele instelling schakel je het printen uit en werk je uitsluitend met scannen.

Daarnaast maakt de software het mogelijk om bezoekers ook weer uit te checken, bijvoorbeeld op een andere locatie of bij een specifieke uitgang. Zo houd je altijd overzicht en controle.

We bouwen alles voor je op en leveren dit volledig bedrijfsklaar op. Daarbij verzorgen we ook een duidelijke instructie voor de ontvangstmedewerkers, zodat iedereen direct goed aan de slag kan.

Daarnaast is het mogelijk dat wij tijdens het evenement on-site aanwezig zijn (tegen meerkosten), bijvoorbeeld als vraagbaak of om snel te ondersteunen bij eventuele storingen. Zo ben je verzekerd van een soepel verloop van je registratieproces.

Voor een soepele check-in van je evenement heb je het volgende nodig:

• iBezoeker software

• Barcode scanners

• Printers

• Laptops

• Wifi of een klein, gesloten netwerk

• Badges of polsbandjes

• Ontvangstbalies

• Ontvangstmedewerkers

In de praktijk worden vaak meerdere ontvangstbalies ingezet, afhankelijk van het aantal bezoekers. Per balie werk je doorgaans met een laptop, barcode scanner en printer.

Samen bekijken we jouw situatie en adviseren we over de juiste inrichting, zodat alles perfect aansluit op jouw evenement en bezoekersaantallen.

Deze applicatie is een Windows-programma en kan daarom alleen op Windows-apparaten gebruikt worden. Dit heeft onder andere te maken met de ondersteuning van verschillende soorten printers en de bijbehorende driverinstellingen.

Bij thermische printers worden bijvoorbeeld vaak de temperatuur en het gebruik van black-marks of gaps ingesteld om aan te geven wanneer een volgende badge begint. Dit geldt ook voor inkjetprinters en NFC-readers/writers: veel instellingen moeten via de bijbehorende drivers worden gedaan om een correcte werking te garanderen.

Het ontwerp van je badge of label is grotendeels vrij, mits rekening wordt gehouden met de afmetingen. In het badge-ontwerp kun je onder andere gebruiken:

• Afbeeldingen

• Verschillende lettertypes (die in Windows aanwezig zijn) en -groottes

• Lijnen en kaders

• Barcodes en QR-codes

Daarnaast kun je eenvoudig geregistreerde gegevens toevoegen, zoals:

• Naam van de bezoeker

• Naam van het bedrijf

• Afdeling

• Functie

• Barcode of QR-code

Er zijn verschillende soorten materialen beschikbaar, afhankelijk van jouw wensen. Voorbeelden zijn:

• Butterfly badges dubbelzijdig – geen insteekhoes nodig

• Butterfly badges enkelzijdig – geen insteekhoes nodig

• Badges met insteekhoes

• Kledingbadges – verwijderbaar label speciaal voor kleding

• Polsbandjes

• Plastic card badges – creditcardformaat

Ja, wij leveren ook barocde scanners. Veel bezoekers beschikken over een e-ticket met een barcode, dit kan een standaard streepjescode zijn of een QR-code. Onze scanners kunnen beide typen barcodes scannen, zowel vanaf papier als vanaf een mobiel apparaat zoals een smartphone.

Let op: niet iedere scanner is geschikt om barcodes van mobiele apparaten te lezen. Wij maken gebruik van bedrade usb scanners.

Voor het printen van badges of polsbandjes maken we gebruik van thermische printers. Deze printers ‘branden’ als het ware de tekst op het oppervlak, waardoor het printresultaat scherp en duurzaam is.

Daarnaast kan er ook gebruik worden gemaakt van inkjet-kleurenprinters. Deze zijn speciaal geschikt voor het printen van badges of etiketten in kleur en geven je evenement direct een professionele en opvallende uitstraling.

De software wordt gebaseerd op verhuur afgenomen voor een bepaalde periode met een start- en einddatum. De standaardperiode is 7 dagen, maar verlenging is altijd mogelijk. Een extra dagje erbij is geen probleem; we maken het je graag gemakkelijk.